Attachments Processor: Verwaltung von Anhängen in Microsoft Outlook

Inhalt:

• Allgemein
• Ihre Vorteile
• Wie funktioniert es
• Anwendungsbeispiel

Allgemein

Attachments Processor for Outlook extrahiert die Anhänge aus den E-Mails und speichert Sie auf der Festplatte. Dabei können die extrahierten Dateien durch eine Verknüpfung oder eine Textdatei mit der Beschreibung der extrahierten Datei ersetzt werden. Sie können genau angeben, welche Anhänge gespeichert werden sollen. Außerdem kann Attachments Processor beim Weiterleiten die Dateien wieder an die E-Mail anhängen.

Ihre Vorteile

• Sie verringern die Größe der PST-Datei
• Sie machen die Arbeit mit der Post und die Suche schneller
• Sie können die Anlagedateien auf einem geschützten Server aufbewahren und nicht in der PST-Datei
• Sie können den gemeinsamen Zugriff auf die Verzeichnisse mit Anlagen bereitstellen
• Sie können die Anlagen nach ihren Inhalten durchsuchen
• Sie können die Dateien ändern, und bei der Weiterleitung der E-Mail werden die bereits geänderten Dateien gesendet
• Wenn Sie die Anhänge auf der Festplatte speichern und sie durch Verknüpfungen ersetzen, können Sie auf diese Dateien weiterhin direkt aus Microsoft Outlook zugreifen

Wie funktioniert es

Attachments Processor kann im einfachen und erweiterten Modus arbeiten. Der Unterschied zwischen diesen beiden Modi besteht darin, dass Sie im einfachen Modus nur eine Regel (für eingehende oder ausgehende Post) erstellen können und im erweiterten Modus eine unbegrenzte Anzahl sowie für eingehende als auch für ausgehende Post.

Automatische Verwaltung der Post. Attachment Processor überwacht angegebene Ordner von Microsoft Outlook und bearbeitet die Nachrichten mit Anhängen, sobald Sie in diesen Ordnern abgelegt werden. Eine Ausnahme stellt nur der Ordner Posteingang dar. Hier werden die Nachrichten mit drei Minuten Verzögerung. Dies ist notwendig, damit andere Programme und die Regeln von Microsoft Outlook eine Möglichkeit haben die Nachricht bearbeiten können, bevor sie verändert wird.

Manuelle Bearbeitung ermöglicht Ihnen die bereits bestehenden Nachrichten zu bearbeiten. Sie können sowie eingehende als auch ausgehende Nachrichten bearbeiten.

Anwendungsbeispiel:

Als Beispiel für den Einsatz von Attachments Processor sehen wir uns die Situation, wenn ein Sachbearbeiter regelmäßig aktualisierte Preislisten erhält. Er muss den Zugriff zu diesen Listen allen Mitarbeitern der Abteilung gewähren. Die E-Mails der Zulieferer werden mit Hilfe von Outlook-Regeln in den Ordner Preislisten verschoben, und die Anlagedateien sollen in den Ordner C:\Gemeinsame_Ordner\Preislisten\ gespeichert werden.

Zur Lösung dieser Aufgabe wird nur eine Regel benötigt. Somit können Sie Attachments Processor im einfachen Modus verwenden und stellen die automatische Bearbeitung von Nachrichten ein.

Geben Sie als Allererstes den Ordner an, der die Nachrichten enthält, die bearbeitet werden sollen. Geben Sie dazu auf der Registerkarte Allgemein den Ordner Preislisten an:

Geben Sie jetzt den Ordner an, in dem die extrahierten Dateien gespeichert werden:

Wählen Sie jetzt den automatischen Modus von Attachments Processor. Markieren Sie dazu die Optionen Diese Regel auf die eingehenden Nachrichten anwenden und Nachrichten direkt beim Empfang bearbeiten:

Damit nur die aktuellsten Versionen der Preislisten gespeichert werden, wählen Sie auf der Registerkarte Weitere die Option Existirende Datei überschreiben:

Wenn keine Notwendigkeit besteht, die alten Preislisten in den Nachrichten zu belassen, können Sie die Anhänge entfernen oder durch eine Verknüpfung oder eine Datei mit Textbeschreibung ersetzen. Wählen Sie dazu die entsprechende Option auf der Registerkarte Weitere:

Attachments Processor ist eines der drei Tools, die das Programm Attachments Processor for Outlook beinhaltet. Die Beschreibung weiterer Bestandteile und die Möglichkeit des kostenlosen Downloads finden Sie auf der Homepage von Attachments Processor for Outlook.