File Send Automatically

File Send Automatically kann die Dateien automatisch versenden, wenn sie geändert wurden. Das kann sehr nützlich sein, wenn Sie z.B. nach jeder Änderung die aktualisierten Preislisten an Ihre Partner versenden wollen. Oder müssen Sie die neue Version Ihres Programms zum Testen versenden? Mit File Send Automatically können Sie das schnell und einfach erledigen! Dieses Tool überwacht die angegebenen Dateien und verschickt sie, sobald sie geändert wurden an die angegebenen E-Mail-Adressen. Sie können auch eine bestimmte Wartezeit einstellen, damit keine zwischenzeitlichen Versionen gesendet werden, falls die Datei bei der Bearbeitung mehrmals gespeichert wird. Nach dem Versand kann File Send Automatically die gesendeten Dateien umbenennen, in einen anderen Ordner verschieben oder löschen. Sparen Sie Ihre Zeit mit File Send Automatically!

Mit Hilfe von File Send Automatically werden Sie:

• viel Zeit dank der Versandautomatisierung sparen;
• eine oder mehrere Dateien in einer oder verschiedenen Nachrichten versenden können;
• benötigte Dateitypen in ausgewählten Ordnern mit Hilfe von Dateimasken überwachen können;
• gesendete Nachrichten komprimieren;
• Dateien nach dem Versand umbenennen/verschieben/löschen;
• eine bestimmte Zeit vor dem Versand abwarten, in der die Datei nicht geändert wird.

File Send Automatically ist ein Betandteil von MAPILab Toolbox for Outlook.

Anwendungsbeispiel:

Wollen Sie eine Preisliste an Ihre regionalen Partner versenden, nachdem darin die Änderungen vorgenommen wurden? Mit File Send Automatically können Sie diesen Vorgang automatisieren und müssen keine Zeit mehr darauf verschwenden.

Nach der Installation von MAPILab Toolbox stellen Sie sicher, dass File Send Automatically eingeschaltet ist. Überprüfen Sie dazu, dass in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kästchen neben File Send Automatically aktiviert ist:

Jetzt müssen Sie eine Regel erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ in den Regeloptionen (Extras | MAPILab Toolbox | File Send Automatically) klicken. Dann geben Sie im Register „Einstellungen“ den Namen für die Regel ein (z.B. „Preisliste für Partner“) und wählen Sie eine oder mehrere Dateien. Wenn Sie mehrere Dateien versenden wollen, können Sie die Option „Alle Dateien in einer Nachricht versenden“ einschalten, damit alle ausgewählten Dateien an eine Nachricht angehängt werden. Weiter geben Sie den Betreff der gesendeten Nachricht an (z.B. „Aktualisierte Preisliste“), und wählen Sie die Empfänger für diese E-Mail aus:

Wenn Sie im Register „Weitere“ auf die Schaltfläche „Vorlage bearbeiten“ klicken, können Sie die Vorlage für den Text der Nachricht definieren:

Sie können zusätzlich folgende Optionen einschalten:

• Anlagen komprimieren – Die Anhänge werden beim Versand komprimiert, damit die Größe der Nachricht reduziert wird;
• Mit Verzögerung von XX Sekunden versenden – damit die Datei erst nach XX Sekunden nach der letzten Änderung versendet wird.

Klicken Sie jetzt auf „OK“, damit die neue Regel erstellt wird. Mit dieser Regel wird File Send Automatically die Preisliste nach jeder Aktualisierung an Ihre Geschäftspartner versenden.

File Send Automatically ist eines der 20 Tools, die das Programm MAPILab Toolbox beinhaltet. Die Beschreibung weiterer Bestandteile und die Möglichkeit des kostenlosen Download finden Sie auf der Homepage von MAPILab Toolbox, oder klicken Sie hier, um die Vollversion von MAPILab Toolbox zu bestellen.