Message Search Assistant

Message Search Assistant ist ein Mittel zur Einsparung Ihrer Zeit bei der Arbeit mit großen Email-Volumen: es beschleunigt und vereinfacht eine der Routine-Operationen bei der Arbeit mit Microsoft Outlook – Email-Suche.

Jeder, der täglich mit großen Email-Volumen in der Outlook-Datenbank arbeitet, hat nach Emails zu suchen, die den bestimmten Angaben entsprechen, manchmal Dutzende Male pro Tag. Was haben wir also bei den integrierten Suchoptionen in Outlook? Auf den ersten Blick hat das Suchfeld eine Menge von Mitteln und Funktionen zum Finden von Emails (bzw. Email-Ketten) nach erforderlichen Kriterien:

Tatsächlich ermöglichen die leistungsfähigen Suchmittel in Microsoft Outlook die Emails zu finden, die praktisch jeglichen Kriterien entsprechen. Die Hauptsache ist die Nutzungsbequemlichkeit und Zeitaufwand zum Erreichen der nötigen Ergebnisse. Versuchen Sie zum Beispiel alle Emails zu finden, die von einer bestimmten Domäne gesendet wurden oder alle Emails von Max Mustermann, die von der Adresse '[email protected]' und nicht von Adresse '[email protected]' gesendet wurden. Sie können das bei der Nutzung der Feinsuche-Option machen, nachdem Sie manuell eine Reihe von Feldern ausfüllen und nötige Optionen und Filter auswählen.

Es ist Zeit, diese komplizierten und langzeitigen Kombinationen zu vergessen! Die Komponente Message Search Assistant löst solche Aufgaben durch einen Doppelklick!

Message Search Assistant beschleunigt und optimiert die Suche von:

• Emails zum ähnlichen Thema,
• Emails mit dem gleichen Sendernamen,
• Emails mit der gleichen Senderadresse,
• Emails mit der gleicher Senderdomäne.

Hier sind einige von häufigsten Beispielen (jedoch bei Weitem nicht alle!) der Situationen, bei denen Message Search Assistant einfach unersetzbar ist:

1. Sie stehen im Briefwechsel mit verschiedenen Kollegen von gleicher Gesellschaft (d.h. alle Emails wurden von der gleichen Domäne gesendet) und Sie müssen oft die Emails aus solchen Korrespondenz-Ketten durchschauen (bzw. umleiten).
2. Die Komponente ist für eine schnelle Email-Suche zum gleichen Thema bequem. Im Suchergebnis zeigt „Message Search Assistant“ nur die gefundenen Emails. Wenn Sie die einfache Sortierung nach Briefthema in der Outlook-Mappe verwenden, dann gehen Sie auf ein Risiko ein, die Emails mit dem ähnlichen jedoch nicht gleichen Thema fehlerweise zu entfernen oder umzuleiten. Dank der Möglichkeit, die technischen Daten aus dem Briefthema auszuschließen (FW:, RE: und deren lokalisierten Analoge), ermöglicht diese Komponente maximal schnell und einfach alle Emails aus dem Schriftwechsel zu finden, an dem Sie Interesse haben.
3. Sie stehen im Briefwechsel mit einem Adressaten, der verschiedene Email-Adressen nutzt (z.B. die Arbeits- und Privatadresse). In einem Fall müssen Sie alle Emails von diesem Adressat finden (dabei nutzen wir die Suchoption nach dem Adressaten-Namen), und in anderem Fall müssen Sie nur die Emails von Arbeitsadresse finden (dabei nutzen wir die Suchoption nach Adresse).
4. Sie nutzen seit langem eine Email-Adresse und erhalten eine große Menge von unerwünschten Emails (Spam). Die Möglichkeit, schnell alle Emails vom gleichen Absender (Domäne) oder zum gleichen Thema zu finden, hilft Ihnen die ähnlichen Emails schnell zu identifizieren und bis 80% von denen zu entfernen.

Ein Beispiel zur Nutzung der Komponente

Sie müssen sich vor allem überzeugen, dass die Komponente „Message Search Assistant“ bei den Haupteinstellungen von MAPILab Toolbox-Programm aktiviert ist. Bitte klicken Sie das Icon mit dem Bild von Werkzeugbox und machen Sie einen Haken neben dem Komponenten-Namen:

Nach der Aktivierung erscheint die Komponente in der Menü-Liste, die nach dem Klicken auf den Pfeil unter den Parametern zugänglich wird:

Die Komponente fordert keine Voreinstellung, so können wir sofort mit der Email-Suche beginnen. Dafür übergehen wir zur Mappe des Outlook-Email-Clients und wählen den Brief aus, eins von dessen Felder die erforderlichen Daten enthält:

Das Ergebnis der Bearbeitung erscheint sofort als eine Liste der gefundenen Emails. Um zur nächsten Suche zu übergehen, klicken wir einfach „Suchergebnisse entfernen“ auf der Band-Leiste:

Die Komponente „Message Search Assistant“ ist eine von 20 Komponenten, die die Bestandteile des Programms „MAPILab Toolbox“ sind. Auf der Seite MAPILab Toolbox kann man die Information über andere Programm-Komponenten finden und die Demo-Version laden.

Eine ausführliche Information über die Lizensierung und den Einkauf der voll-funktionalen Version von „ MAPILab Toolbox“ können Sie hier finden.