Email Duplikate in Outlook 2013: Warum und was ist zu tun?

Heutzutage kann ein durchschnittlicher Email-Nutzer schonmal 50 bis 100 Emails täglich empfangen. Egal ob Sie Outlook 2013 privat oder beruflich nutzen, es gibt immer die Emails, die entweder zu viel, unnötig oder unerwünscht sind. Natürlich denkt man zuerst an Spam. Aber selbst wenn man seinen Spam-Filter optimal konfiguriert hat, bleiben immernoch die Nachrichten aus Newslettern oder anderen Abonnements. Eine weitere Quelle eines überfüllten Postfachs, wird jedoch häufig übersehen: Doppelte Mails in Outlook. Obwohl Outlook 2013 ein schon sehr hochentwickelter Email-Assistent ist, stellen Outlook Duplikate nach wie vor ein großes Problem für Anwender dar.

Als erstes sollte betrachtet werden, wie doppelte Emails in Outlook 2013 und seinen Ordnern entstehen. Wenn Sie Regeln dafür nutzen, wie bestimmte Emails zwischen Ordnern verschoben werden sollen, kann es passieren, dass mehrere Regeln für eine Nachricht zutreffen, sodass diese dupliziert wird. Dieses Problem würde sich lösen lassen, wenn man seine Regeln genau verwaltet, nach Prioritäten sortiert und dafür sorgt, dass jeweils nur eine Regel auf Outlook Emails angewendet wird. Desweiteren können Outlook Duplikate entstehen, wenn Sie mehrere Aliase für einen Account verwenden. Emails, die an mehrere Aliase versendet werden, tauchen dann mehrfach in ihrem Posteingang auf. Mit der Einstellung, Kopien von Emails auf Servern (POP3) zu speichern, können zusätzlich Email Duplikate entstehen, wenn die verschiedenen Nutzernamen versuchen sich zu synchronisieren. Durch falsche Synchronisation, beispielsweise zwischen mobilen Geräten und Computern, können ebenfalls zahlreiche Outlook Duplikate entstehen. Sogar durch den Einsatz von Antivirenprogrammen können unerwünschte Kopien entstehen, wenn die Verbindung zwischen Server und Klienten überprüft wird.

Outlook Duplikate, die nicht regelmässig bereinigt werden, können nicht nur für Perfektionisten zum Problem werden. Schließlich verbraucht Outlook wertvolle Ressourcen, wie Speicherplatz, Arbeitsspeicher und Prozessorleistung. Dies bedeutet auch, dass mehr Elemente in Outlook eine langsamere Verarbeitung nach sich ziehen. Zudem kann die allgemeine Systemleistung betroffen sein, sodass anderen Applikationen verlangsamt werden oder gar nicht erst genug Ressourcen zur Verfügung haben, um operieren zu können. Die erhöhte Anzahl an eingehenden Emails zwingt einen außerdem dazu, häufiger Nachrichten archivieren zu müssen und wertvolle Zeit in die Bereinigung seines Postfachs zu investieren.

Da Dubletten ein längst bekanntes Problem sind, ist es wenig überraschend, dass Outlook 2013 eine eigene Funktion hat, um Outlook Duplikate zu löschen:

Problematisch ist jedoch, dass diese Funktion nicht die Möglichkeit bietet, Outlook Duplikate aus Ordnern zu löschen. Microsoft selbst schlägt dazu vor, die betreffenden Nachrichten einfach von Hand zu sortieren. Für ein paar Dutzend Emails mag das noch zutreffen, gestaltet sich für eine größere Zahl jedoch impraktikabel, wenn zum Beispiel gleiche Nachrichten über mehrere Ordner verteilt sind.

Der Reinigungsprozess, kann durch Lösungen von Drittanbietern automatisiert werden. MAPILab's Duplicate Email Remover für Outlook 2013 bietet genau das. Es kann direkt nach der Installation verwendet werden und benötigt keine weitere Integration oder Konfiguration in Outlook 2013:

Nachdem Sie Outlook 2013 neugestartet haben, finden Sie die Funktion im MAPILab-Tab in der Kopfzeile. Hier können Sie aus mehreren Optionen wählen: Löschen, Verschieben von spezifischen Ordnern, benutzerdefinierte Suche.

Um in Outlook doppelte Mails zu löschen, müssen Sie lediglich "Remove Duplicate Messages" drücken. Es wird sich ein Assistent öffnen, der Sie durch die möglichen Einstellungen führen wird. Als erstes werden Sie gefragt, ob Sie doppelte Emails in einem oder mehreren Ordnern löschen wollen:

Anschließend sehen Sie ein Fenster in dem Sie auswählen, welche Ordner durchsucht werden sollen. Zusätzlich kann die Priorität festgelegt werden, nach der entschieden wird, wo das Original einer Nachricht behalten wird.

Im dritten Schritt, können Sie die gewünschte Aktion für Outlook Duplikate wählen. Es stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, welche den Duplicate Email Remover von anderen Lösungen abheben. Wenn sie beispielsweise planen Dubletten zu behalten, empfehlen wir einen neuen Ordner dafür zu erstellen:

Im zweiten Dropdown-Menü lässt sich festlegen, für welchen Zeitraum die Bereinigung durchgeführt werden soll:

Im vierten Schritt können Sie angeben, wie Sie ein Duplikat definieren wollen. Sie können auswählen, welche Werte einer Email verglichen werden sollen:

Abschließend durchsucht das Programm ihre Emails mit den gewünschten Einstellungen. Desweiteren können Sie die Suchergebnisse in einem Bericht exportieren:

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Outlook Duplikate ein Poblem für viele Microsoft Office Nutzer darstellen. Die Gründe dafür, können sowohl technisch als auch personell sein, die Folgen sind jedoch immer die gleichen: Zahlreiche Dubletten verlangsamen die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Systemgeschwindigkeit und verbrauchen wertvolle Ressourcen. Mit der Nutzung von Programmen, wie dem Duplicate Email Remover für Outlook 2013, kann dem entgegen gewirkt werden.