Fünf Gründe, warum man Outlook Anhänge separat speichern sollte

Tauschen Sie häufig Dokumente und Bilder mit ihren Kunden und Partnern aus? Senden Sie ihren Kollegen große Dateien, um sie nochmal überprüfen zu lassen? In anderen Worten: Beinhaltet ihr Schriftverkehr viele Dateianhänge? Wenn ihre Antwort ja ist, haben Sie vielleicht schon einmal darüber nachgedacht, die Speicherung ihrer Dateien zu optimieren. Wenn dies nicht der Fall ist, haben Sie sich wahrscheinlich noch nie Gedanken darüber gemacht, wie groß all ihre Anhänge zusammen sind? Wenn Sie erstmal erfahren, wie viele Dateien und wie viel Speicherplatz dadurch belegt wird, kommt ihnen vielleicht dann der Gedanke, ihre Dateiverwaltung zu optimieren. Hinzu kommt, dass viele und zudem große Dateien, die Outlook Leistung erheblich verringern. Die offensichtlichste Methode hierfür ist wahrscheinlich die Einrichtung eines separaten Ordners auf einem Dateiserver. Dazu kommt, dass diese Methode noch einige weitere Vorteile bietet. Wir geben ihnen hier fünf Gründe, warum es sich absolut lohnt!

Als erstes werden wir ein paar technische Details erklären und beschreiben, wie man eine solche Lösung implementiert. Um ihre Anhänge in Outlook zu einem Ordner auf einem externen Dateiserver weiterleiten zu können, benötigen Sie eine spezielle Software-Lösung. Diese kann im breiten Angebot der MAPILab Outlook Add-ins gefunden werden. Sie nennt sich Attachments Processor für Outlook. Der Name spricht prinzipiell für sich. Nach der Installation in Outlook 2013, finden Sie einen MAPILab Tab in der Kopfzeile der Anwendung, in dem alle Optionen und Einstellungen zu finden sind. So sieht das Einstellungsfenster aus:

Das Add-in ist einfach, bereit zur sofortigen Nutzung und gibt ihnen Tipps und Vorschläge, wie Sie es am besten und effizientesten verwenden.

Der erste Grund, warum Sie ihre Anhänge auf einen Datenserver auslagern sollten, ist dass ihre Email-Datenbank drastisch geschrumpft wird. Selbst kleine Dateianhänge sind meistens größer, als eine einfache Textnachricht. Natürlich haben moderne Festplatten genügend Speicherplatz, um alle Dateien speichern zu können, jedoch verhält sich das anders, wenn es um Postfächer auf Exchange Servern eines Unternehmens geht. Gerade wenn ein Unternehmen seinen Email-Verkehr durch einen Dienstleister verwalten lässt, ist es vorteilhaft Postfächer klein zu halten, um Geld einzusparen. Um ihre Email-Datenbank klein zu halten und verfügbaren Speicherplatz freizuräumen, nachdem Sie Anhänge auf einen externen Server ausgelagert haben, verwenden Sie die "Compact Storages" Option:

Der zweite Grund ist, dass ihre Outlook-Suche erheblich beschleunigt wird, da diese direkt abhängig von der Größe ihrer Datenbank ist. Außerdem können Sie Anhänge nun schneller finden, da Sie von den Möglichkeiten der Indexierung eines Datenservers profitieren; die Suche funktioniert sogar unternehmensweit!

Der dritte Grund könnte zurecht als Hauptgrund angesehen werden. Denn selbst, wenn Sie keinen Datenserver nutzen können, um ihre Anhänge zu speichern, können Sie diese trotzdem in einen anderen Ordner auf ihrem System verschieben und zusätzlich doppelte Anhänge löschen lassen. Wenn Sie beispielsweise eine Email mit einem Anhang erhalten, auf diese Antworten und zusätzlich an einen weiteren Empfänger weiterleiten, wird die Datei drei mal gespeichert. Wenn Sie eine Nachricht an eine Vielzahl an Empfängern senden, verstärkt sich der Effekt zusätzlich. Der Attachments Processor sorgt in diesen Fällen dafür, dass nur eine Kopie des Anhangs in ihrem Ordner existiert und kann automatisch mehrfache Anhänge löschen. Die dazugehörigen Einstellungen finden Sie unter "Other" in der "If the file exists" Sektion:

Der vierte Grund ist die Möglichkeit, Dateien schnell und einfach mit weiteren Personen, wie Kollegen, teilen zu können. Wenn jemand eine bestimmte Datei benötigt, muss diese nicht an ihn weitergeleitet werden, sondern es kann ihm einfach Zugriff auf diese ermöglicht werden. Natürlich ist das Erteilen des vollen Zugriffs auf das eigene Postfach, hier nicht die optimale Lösung, selbst wenn Sie denken, dass Sie nichts zu verbergen haben. Mit der Speicherung von Dateien auf einem Datenserver jedoch, ist dies überhaupt nicht nötig. Sie können einfach einen Link oder Dateipfad an ihre Kollegen senden. Der Attachments Processor hilft also dabei, Outlook Duplikate unternehmensweit zu verhindern.

Der letzte und fünfte Grund ist, dass es sehr einfach ist, Zugriffsrechte auf bestimmte Dateien zu verwalten. Im "Archiving" Tab finden Sie eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten, einschließlich der Option, Archive mit einem Passwort zu belegen. So können Sie den Attachments Processor feinjustieren, um wichtige oder vertrauliche Daten nur für ausgewähltes Personal zugreifbar zu machen.

Wenn Sie weitere Regelungen für ihre Dateien konfigurieren wollen, können Sie gerne den erweiterten Modus "Advanced Mode" aktivieren. So können Sie mehrere Regeln gleichzeitig definieren. Abschließend lässt sich sagen, dass das separate Speichern von Anhängen in Outlook viele Vorteile mit sich bringt. Der Attachments Processor für Outlook von MAPILab ist dabei ein sehr mächtiges und umfangreiches Werkzeug, welches trotzdem eine leichte Bedienung ermöglicht!