Serienbriefe oder Serienmails mit Excel Tabellendaten

Mussten Sie schonmal ein und die selbe Nachricht an eine Vielzahl von Empfängern senden, wobei nur ein paar Informationen im Text oder dem Betreff individualisiert werden mussten? Mussten Sie eine personalisierte Marketingkampagne verschicken oder Sonderangebote an ihre loyalsten Kunden senden, wobei Sie mit persönlichem Inhalt bezwecken wollen, dass sich der Adressat wichtig und wahrgenommen fühlt? Dann haben Sie vermutlich schonmal die Serienbrief Funktion in Outlook oder einem anderen Office-Produkt genutzt, oder zumindest davon gehört. Kurz umschrieben, funktionieren Serienmails durch die Erstellung einer Mustervorlage, die Platzhalter für persönliche Informationen enthält. Diese Vorlage wird über viele Nachrichten hinweg immer wieder verwendet, wobei lediglich die Platzhalter durch Informationen aus einer angegebenen Datenquelle ersetzt werden: Die Email-Adresse des Empfängers, Vor- und/oder Nachname, Datum, Preise, Stadt oder andere Angaben.

Wie sollte die Datenquelle für einen Serienbrief aussehen? Die aktuelle Version von Microsoft Office kann hierzu eine Menge verschiedener Quellen nutzen; Microsoft Access Datenbanken, Einträge im Active Directory, Microsoft Outlook Kontakte und Microsoft Excel Tabellen. In diesem Artikel wird genauer beschrieben, wie man Excel als Datenquelle verwenden kann und wie einem dabei das Mail Merge Toolkit, ein nützliches Add-in zur Erstellung von Serienmails in Outlook, weiterhelfen kann.

Die Erstellung von einem Serienbrief mit Excel Datensätzen ist eine mächtige und effiziente Methode, unzählige Informationen mit der nativen Office Funktionalität speichern und individualisieren zu können. Erstens, ist Microsoft Excel ein beliebtes Mittel, um Informationen, wie Kunden- oder Partnerlisten, in Tabellenform zu organisieren und zu bearbeiten. Dies trifft vor allem für kleine und mittlere Unternehmensstrukturen zu. Zweitens, ist das Anlegen eines Datenmusters sehr einfach. Es muss lediglich eine Spalte für jeden Datensatz ausgefüllt werden. So können zum einen beispielsweise Vor- und Nachnamen getrennt gespeichert werden, zum anderen hilft Excel bei der automatischen Formatierung von Datentypen, wie Preisen oder Daten/Zeitangaben.

Zu Beginn muss eine Datenquelle für Serienbriefe mit Excel erstellt werden oder eine bestehende Tabelle nach ihren Vorstellungen angepasst werden. Wie schon erwähnt, wird sich jedes Makro auf eine eigene Spalte beziehen. Als nächstes ist es empfohlen, eine homogene Formatierung innerhalb eines Datensatzes einzuhalten. Da bei der Verarbeitung generell die Formatierung beibehalten wird, sollte vor allem bei Daten/Zeitangaben und Zahlenwerten eine einheitliche Schreibweise festgelegt werden. Ein nützlicher Tipp zur Gestaltung von Datensätzen ist, beispielsweise Postleitzahlen, die mit 0 beginnen, als Text zu formatieren. So verhindert man, dass die 0 weggekürzt wird. Über solche Fälle sollte man sich bereits bei der Erstellung der Datenbank Gedanken machen. Nachdem Sie die Datenbank nun vorbereitet haben, speichern Sie ihre Änderungen und öffnen Sie Microsoft Word, für den nächsten Schritt.

Öffnen Sie den Mailing Tab in der Kopfzeile von Word und wählen Sie eine der Optionen für Serienbriefe. Für Beginner empfehlen wir, die Nutzung des Serienbrief-Assistenten, welcher einen langsam und gezielt durch jeden Schritt begleitet, der nötig ist. Hier können Sie wählen, ob Sie ein existentes Muster nutzen oder einen neuen Text erstellen wollen. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen über falsch verlinkte Makros machen, da Sie diese neu verbinden können. Zum Beispiel, wenn Sie die Spalte "Job" im Text als "Position" benannt haben. Zum Schluss ist es noch möglich, sich den erstellten Serienbrief aus Excel Datensätzen in einer Vorschau anzeigen zu lassen.

So weit entwickelt und ausgeklügelt die native Lösung zur Erstellung von Serienbriefen mit Excel und Word auch scheint, fehlen wichtige Funktionen für viele Anwendungsbereiche. Dies lässt Raum für Verbesserungen, welchen MAPILab mit ihrem Mail Merge Toolkit ausfüllen will. Dieses Addin für Outlook ist komplett kompatibel mit dem Serienbrief-Assistenten, erweitert jedoch seine Funktionalität erheblich. Der wohl wichtigste Zusatz ist die Möglichkeit, angepasste Anhänge an die individualisierten Nachrichten anzufügen. Hierfür muss der Datensatz in Excel um eine Spalte erweitert werden, welcher Dateipfade für gewünschte Anhänge beinhaltet. Desweiteren kann mit der CC-Option ein weiterer Adressat, neben dem Hauptempfänger, informiert werden (z.B. ein Partner und seine Sekretärin). Wenn gewünscht, kann zusätzlich der Betreff der Nachricht personalisiert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Mail Merge Toolkit den Versand von Serienbriefen mit inkompatiblen/ungleichen Versionen von Word und Outlook ermöglicht. Dies kommt relativ häufig in kleinen und mittleren Unternehmen vor und stellt nicht selten ein unüberwindbares Hindernis dar. Zu guter letzt ist es außerdem möglich, Nachrichten direkt im .RTF, .HTML oder .PDF Format aus Word, und .GIF Dateien aus Publisher (mit Image Mapping Technology) zu versenden. So wird die Kompatibilität zu anderen Email-Programmen erhöht und man kann sichergehen, dass der Empfänger genau das sieht, was und wie Sie es ihm zeigen wollen.