Was ist ein Serienbrief in Outlook und wie lassen sie sich verbessern

Im Jahr 2001 hat Microsoft viele Neuerungen für ihr Office Paket vorgestellt. Damals noch mit Microsoft Office 2002, wurden neue Standards für die Arbeit mit einer Vielzahl an Kontakten gesetzt, die bis heute noch das Maß der Dinge sind. Microsoft nannte seine neue Funktion "Serienbrief" - welche schon lange für Word erwartet wurde. Es war nun möglich auf eine viel effizientere Weise, mit einer großen Zahl an Kunden, Kollegen oder Partnern zu kommunizieren.

Was ist ein Serienbrief oder eine Serienmail?

Die Idee war es, die Weise zu verändern, wie Nutzer ihre Email-Assistenten (wie in diesem Fall: Outlook) verwenden, um Massenmails oder eben sogenannte Serienmails zu versenden. Dies wurde mit "Makros umgesetzt - welche als Platzhalter für die eigentliche Information in einem Text oder Dokument platziert werden können. Sie sind direkt von der Office Oberfläche aus wählbar und werden später durch Daten aus der Kontaktliste (oder einer anderen Datenquelle) ersetzt.

Wie erstellt man einen Serienbrief oder eine Serienmail?

Ein allgemeines Beispiel für die Anwendung einer Serienmail, wäre der Versand des selben Dokuments an viele bereits bekannte Empfänger: Name und Vorname, Adresse, Jobbezeichnungen oder Abteilungszugehörigkeit. Das Dokument beinhaltet die gleiche Information für jeden der Adressaten, jedoch ist es vielleicht nötig einige Werte zu individualisieren (beispielsweise Preise, Schuldenbeträge oder ein Abgabedatum), die ebenfalls bereits bekannt sind. Um diese Aufgabe zu lösen, muss eine generische Nachricht erstellt werden, in der Makros alle individuellen Werte kennzeichnen. Ein solches Dokument könnte in etwa so aussehen:

In der Phase, in der das Dokument zum Versand vorbereitet wird, durchsucht Word Quellen für die individuellen Nutzerdaten (momentan gibt es zwei Quellen für mögliche Nutzerdaten - die regulären Outlook Kontaktlisten/-dateien, welche bereits im voraus alle nötigen Einträge beinhalten müssten, oder eine Datenbank/Tabelle). Die angegebenen Makros werden nun durch die gefundenen Werte ersetzt. Das resultierende Dokument kann man sich vor dem Versand noch anzeigen lassen:

Einer der zahlreichen Vorteile einer personalisierten Serienmail ist, natürlich neben der Einfachheit und effizienteren Verarbeitung, dass jeder Empfänger lediglich seine eigenen Daten angezeigt bekommt. Auch im "TO"-Feld wird nur die eigene Adresse zu sehen sein. Der Trick ist, dass Word viele einzelne Nachrichten generiert, von denen jeder Empfänger eine erhält - individuell und nahtlos:

Wie kann man Serienbriefe oder Serienmails zusätzlich verbessern?

Die Serienbrief-Funktion ist ein solides und anpassbares Werkzeug. Sie bietet viele Lösungswege die, stark abhängig vom Nutzer oder der Situation, mal mehr oder mal weniger nützlich sein können.

In der "Wie erstellt man einen Serienbrief oder eine Serienmail?"Sektion wurde erwähnt, dass man für Serienbriefe verschiedene Datenquellen verwenden kann. Diese Auswahl gibt es, um jederzeit die effizienteste, schnellste oder passenste Lösung wählen zu können. Der Schlüssel für eine bessere Serienmail ist folgender:

1. Wählen Sie die optimale Datenquelle für ihren aktuellen Anwendungsbereich. Wenn Sie also nur Daten benötigen, die wahrscheinlich alle in den standardmässigen Outlook-Kontakten zu finden sind, wie Vor- und Nachnamen und Email-Adresse, ist es vorteilhaft eben diese zu verwenden. Es wären keine weiteren Schritte nötig.

Wenn detailliertere Informationen gebraucht werden, gibt es die Möglichkeit eine Datenbank zu erstellen, die jeden vorstellbaren Informationssatz beinhalten kann. Natürlich kann auch eine bereits existente Datenbank verwendet werden, jedoch muss beachtet werden, dass eine komplexe Datenbank die Verarbeitungszeit und Systemauslastung erheblich erhöhen kann.

2. Der Typ des Originaldokuments kann ebenfalls ausgewählt werden. Sie können ihre Serienmails also nicht nur in Word erstellen, sondern auch direkt aus Outlook, Excel oder Publisher starten. In welcher Applikation Sie auch arbeiten, Word kann jederzeit als Textbearbeitungsprogramm aufgerufen werden, um den Serienbrief abzuschließen.

3. Mit dem geübten Umgang mit Serienbriefen oder Serienmails können viele Prozesse nahezu automatisiert werden. Strukturelle Unterschiede in verschiedenen Nachrichten (wie wöchentlichen und monatlichen Berichten oder Newslettern) können minimiert werden und Dokumente und Datenquellen können leicht für zukünftige Anwendungsbereiche angepasst werden.

Die Evolution des Serienbriefs und der Serienmail in Outlook

Ein so weit verbreitetes Anwendungsprogramm wie Word, hat sich über ein ganzes Jahrzehnt sehr weit entwickelt und bietet eine breite Palette an Funktionen. Wir sind stolz unser Plugin Mail Merge Toolkit zu präsentieren, welches die Serienbrief und Serienmail Funktion nocheinmal verbessert: Erweitern Sie ihre Anwendungsbereiche!

4. Das Mail Merge Toolkit erweitert die native Serienmail Funktion um die Möglichkeit, individuelle Anhänge hinzufügen zu können (auf der selben Weise, wie es in Outlook möglich ist) - Eine Funktion, die bereits sehr lange in Word fehlt, aber oft Anwendung findet. Außerdem wurde die individuelle Anpassbarkeit des Betreffs eingeführt.

5. Zuletzt wurde noch die Funktion hinzugefügt, die selbst die kompliziertesten Fälle lösbar macht: Wenn Sie ihr Dokument als .PDF, .HTML oder .RTF Datei im Anhang versenden wollen, in denen ebenfalls individualisierte Textfelder enthalten sein sollen - Suchen Sie nicht weiter: Mail Merge Toolkit!