Serienbrief in Word 2003

Hier sind wir beim Ursprung einer der erfolgreichsten Funktionen, die das Microsoft Office Paket zu bieten hat - des Serienbriefs in Word 2003. Serienbriefe in Word gewannen rasant an Popularität, nachdem sie das erste mal in Word 2002 (des Office Pakets "Office XP" im Jahr 2001) eingeführt wurden.

Office 2003 wir nun nicht mehr länger von seinem Entwickler Microsoft unterstützt. Und obwohl es schon etwas veraltet in Sachen Sicherheit, Bedienbarkeit und Funktionalität ist, verwenden viele Nutzer immernoch ihre "liebste" Office Version 2003. Um auch diesen Nutzern die Erstellung von Serienbriefen zu erläutern, wird dies in diesem Artikel nachgeholt.

Das Kernmerkmal von Serienbriefen in Word 2003, sowie allen anderen Versionen, ist die Automatisierung und Verbesserung der Kommunikation mit einer Vielzahl an Kontakten. Vor allem die Individualisierung einer Nachricht, erleichtert den professionellen Umgang mit Kunden oder Partnern enorm und wurde somit zum Aushängeschild für Serienmails. Eine Nachricht muss dafür nur ein mal formuliert und angepasst werden, sodass alle Stellen, an denen persönliche Informationen verwendet werden sollen, mit Platzhaltern markiert werden. Wenn man zusätzlich eine Datenquelle verbindet, die diese Informationen enthält, wie seine Outlook-Kontakte oder eine Excel Datenbank, wird Word diese vollautomatisch einfügen. Diese Angaben können von Vor- und Nachnamen und Adressen, über Daten oder Zeitangaben bis hin zu Preisen und anderen benutzerdefinierten Datensätzen reichen.

Da die Nutzeroberfläche sich zwischen verschiedenen Word Versionen teilweise stark unterscheidet, müssen in dieser Version ein wenig andere Schritte durchgeführt werden, welche im Folgenden beschrieben werden. Den Hauptunterschied macht natürlich das, inzwischen zum Markenzeichen gewordene, Design der Kopfzeile mit ihren Tabs.

Die Option, um die Erstellung eines Serienbriefs in Word 2003 zu starten, befindet sich im Menü "Tools -> Letters and Mailing -> Mail Merge". Sie können außerdem die Anzeige der "Mail Merge Toolbar" aktivieren.

Im Assistenten für Serienbriefe finden Sie die üblichen 6 Schritte. Mit Hilfe der Toolbar, können außerdem direkt Markos eingefügt werden, wie eine Begrüßungszeile.

1. Wählen Sie den Typ ihres Dokuments - In diesem Fall also "Email messages".

2. Wählen Sie das Dokument, welches Sie für den Serienbrief verwenden wollen - oder verwenden Sie das aktuell geöffnete.

3. Nun können Sie die Datenquelle wählen - Also die herkömmlichen Outlook-Kontakte oder eine externe Quelle, wie einen Excel Datensatz. In unserm Beispiel verwenden wir eine einfache Excel Tabelle.

4. Nun können Sie ihren Text, mit den Serienbrief Werkzeugen, in Word anpassen. Es lassen sich verschiedenste Makros einfügen, wodurch sich die Nachricht personalisieren lässt.

5. Nun wird ihnen eine Vorschau ihres Textes, inklusive personalisierter Eingaben, gezeigt. Sie können also noch prüfen, ob es irgendwelche Fehler gibt. Diese Funktion ist auch über die Toolbar erreichbar.

6. Abschließend wird ihnen das Hauptfenster der Serienbrieferstellung angezeigt. Hier können Sie ihre Einstellungen anpassen und die Nachricht absenden.

Um weitere Funktionen zu erhalten und Limitationen der nativen Lösung aufzuheben, haben wir das Add-in Mail Merge Toolkit entwickelt. Eine massive Erweiterung für die üblichen Funktionen, wie die Anpassbarkeit von Anhängen für jeden einzelnen Empfänger.

Weitere Vorteile werden in zahlreichen anderen deutschen Artikeln erläutert - Deutsche MAPILab Artikel.