Serienmail mit PDF-Anhang in Outlook

Die Serienmail ist eine der effizientesten Funktionen in Microsoft Office: Sie können ihr Dokument in Word gestalten und viele Werkzeuge zur Formatierung oder Schriftarten verwenden - und schließlich eine Email aus Outlook versenden. Hierzu lassen sich sowohl Outlook-Kontakte, als auch eine externe Datenquelle (Excel Tabelle, Access Datenbank, .CSV-Datei oder ein Textdokument) verwenden. In den Quellen können zahlreiche persönliche Informationen gespeichert werden, die weit über den Namen und die Email-Adresse hinausgehen. Die standardmässige Funktion der Serienmail in Outlook und Word lässt einen dabei aus drei Formaten wählen: HTML-Nachricht, einfacher Text oder angepasster Anhang.

Mit der gleichen Serienmail Funktion, können Sie auch designte HTML-Nachrichten aus Microsoft Publisher versenden.

Dies ist eine beliebte Methode, um schön formatierte Dokumente zu verschicken. Häufig passiert es jedoch, dass die Formatierung auf dem Gerät des Empfängers anders aussieht. Bilder könnten nicht angezeigt werden, Links nicht funktionieren oder Textfelder verzerrt sein.

All diese Fehlerquellen können vermieden werden, wenn Sie PDF-Anhänge in Serienmails verwenden, also zum Beispiel ihren personalisierten Serienbrief als PDF-Dokument anhängen. Das standardisierte Format wird überall gleich angezeigt werden. Genau diese Funktion bietet unsere Erweiterung für Word, Publisher und Outlook - das Mail Merge Toolkit. Hinzu kommt, dass dieses Add-in mit fast allen Versionen von Microsoft Office kompatibel ist. Finden Sie weitere Informationen auf der verlinkten Homepage.

Wenn Sie einen PDF-Anhang mit unserem Add-in versenden, werden alle angegebenen Datenfelder für jeden einzelnen Empfänger individualisiert. Das Dokument wird also genau so angezeigt, wie Sie es sich vorstellen.

Außerdem haben wir zwei verschiedene PDF-Formate in das Mail Merge Toolkit eingebettet, sodass Sie zwischen einer Version, die besser zur Einsicht geeignet ist, und einer Version, die besser zum Drucken geeignet ist, wählen können:

Durch das Versenden ihrer Nachricht als PDF-Datei, ist es dem Empfänger sogar möglich, diese mit einem PDF-Editor zu bearbeiten.

Außerdem wird ihnen die Möglichkeit gegeben, eine kurze Nachricht als Email-Text zu formulieren. So versenden Sie keine leere Email mit Anhang, sondern eine personalisierte Kurznachricht.

Mit dieser effizienten Funktion, können Sie zum Beispiel individuelle Aufträge oder Rechnungen im PDF-Format zu einer ganzen Empfängerliste versenden: Gestalten Sie ihr Dokument, fügen Sie Platzhalter für persönliche Informationen ein und das Mail Merge Toolkit erledigt den Rest vollautomatisch!